GED e ECM

    1. GED

GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos, ou Gestão Eletrônica de Documentos, também conhecido por DMS “Document Management System” pode ser descrito como um conjunto de tecnologias que provê meios de uma empresa gerar, armazenar, organizar, controlar, compartilhar, recuperar e descartar, de forma eletrônica, documentos e informações existentes em documentos.
Entende-se por Documento, as mais diversas origens, tais como papel, microfilme, fax, imagem, som ou arquivos já criados na forma digital (planilhas eletrônicas, arquivos de texto, figuras, mapas etc), este tipo de informação formam a grande massa de conhecimentos de uma empresa. O GED permite preservar esse patrimônio e organizar eletronicamente a documentação, para assegurar a informação necessária, na hora exata, para a pessoa certa, facilitando e acelerando a tomada de decisões para a agilização do fluxo de trabalho das organizações e para a melhoria do atendimento ao cliente final.


    1. ECM

ECM - Enterprise Content Management ou Gerenciamento de Conteúdo Corporativo/Empresarial, incorpora e amplia os conceitos da denominação GED. No que diz respeito a gestão, ECM propõe-se a gerir não apenas os documentos da empresa como também todos os conteúdos provenientes das mais diversas fontes (sistemas legados, bancos de dados, imagens, arquivos que compõem um site, mensagens SMS, emails, certificados digitais etc), através de interface única normalmente baseada em web browser.
O termo: “ECM é o conjunto de tecnologias, ferramentas e métodos utilizados para gerir o ciclo de vida das informações não-estruturadas de uma organização, contemplando as fases de captura, armazenamento, versionamento, indexação, gestão, limpeza, distribuição, publicação, pesquisa e arquivamento, relacionando os conteúdos com processos de negócio”.


    1. Tecnologias do GED/ECM

As principais tecnologias relacionadas a GED/ECM são:
      1. Gerenciamento de Imagens, ou Document Imaging (DI)

Trata-se da tecnologia mais conhecida e difundida do GED. Por esta razão, é comum não distinguir a diferença entre os conceitos dos termos DI e GED. O processo de Gerenciamento de Imagens abrange três etapas: a digitalização do documento, seu armazenamento e o gerenciamento (consultas, pesquisas etc.) das informações em meio digital.
    • Digitalização, ou Captura. O processo de digitalização converte documentos do meio físico para o digital (imagens eletrônicas), através de processo de digitalização com aparelhos scanners. Adicionalmente, os documentos capturados pelos scanners, podem ser submetidos a um processo de reconhecimento de caracteres (tarefa também conhecida como Forms Processing, ou Processamento de Formulários). Para isto, podem ser utilizadas tecnologias de OCR, ICR, OMR, HCR, IWR, IDR e Barcode Recognition, sendo OCR e ICR as duas tecnologias mais comumente utilizadas. OCR refere-se ao reconhecimento de caracteres, normalmente padronizados, a partir de um arquivo de imagem. O caractere reconhecido é transformado em dado eletrônico, podendo ser manipulado por sistemas de informação. ICR é uma variação avançada (mas com índice de acerto menor) de OCR no que se refere ao reconhecimento de caracteres cursivos (manuscritos), levando-se em conta aspectos como inclinação, pressão sobre o papel etc. O emprego dessas tecnologias possibilita reconhecer automaticamente informações em documentos e relacioná-las com campos em bancos de dados, automatizando o processo de digitação. Pode reconhecer o conteúdo do documento em partes (definição de campos fixos) ou na forma total do documento (recuperação por qualquer palavra).
    • Armazenamento. Durante o processo de armazenamento poderá ser feita a geração dos índices de pesquisa da imagem digital do documento. Esta geração poderá ser manual (digitação) ou executando técnicas de reconhecimento óptico de caracteres.
    • Gerenciamento. Após a organização de toda a documentação no formato digital, o sistema permitirá a distribuição e consulta, geralmente através de uma interface, na forma de pastas/subpastas. Através desta ferramenta é possível recuperar documentos a partir de índices de pesquisa gerados ou de qualquer palavra de seu conteúdo.


      1. Gerenciamento de Documentos, ou Document Management (DM)

Ou também conhecida por Enterprise Document Management (EDM), compreende o conjunto de tecnologias que permitem gerenciar com mais eficácia a criação, revisão, aprovação e descarte de documentos eletrônicos. Dentre as suas principais funcionalidades estão o controle de informações (autoria, revisão, versão, datas etc.), segurança, busca, check-in / check-out e versionamento. São gerenciados não somente imagens, mas também arquivos oriundos de editores de texto, planilhas e outras formas de geração de arquivos eletrônicos. Todo o conteúdo pode ser compartilhado com clientes e parceiros de uma empresa utilizando controle de acesso de nível de documento e links seguros de arquivo, eliminando a necessidade de arquivos anexos em e-mail. O EDM melhora a segurança do documento, garante que importantes documentos eletrônicos, e-mails e documentos físicos sejam retidos ou destruídos na data certa com ampla capacidade de auditoria e armazenamento.
Para gerenciamento do conteúdo de informações disponibilizadas através de sistemas na Internet, existe uma variação de DM conhecida como WCM (Web Content Management). O que diferencia DM e WCM é apenas a maneira que esse conteúdo será publicado ao usuário final. Com WCM, as organizações podem criar, revisar e publicar projetos na web com segurança de acesso, facilitando a colaboração entre as equipes.
Aliado ao conceito de CMS (Content Management System), WCM permite que as organizações tenham total domínio sobre todo conteúdo publicado sem a necessidade de depender de mão-de-obra especializada para a evolução, pois os membros das equipes podem gerir seu próprio conteúdo, basicamente apenas com conhecimentos necessários para edição de texto, sem necessidade de programação.

      1. Gerenciamento de Fluxo de Trabalho (Workflow)

Parte do elenco de tecnologias de BPM (Business Process Management, ou Gerenciamento de Processos de Negócio), as soluções de Gerenciamento de Fluxo de Trabalho (Workflow) permitem a unificação da gestão de negócios com a tecnologia da informação, com o objetivo de controlar e gerenciar as estruturas dos processos de fluxo de trabalho de uma organização, garantindo que as tarefas sejam executadas pelas pessoas corretas no tempo previamente definido. Organiza tarefas, prazos, trâmites, documentos e sincroniza a ação das pessoas envolvidas.
Também permite, com a utilização de conceitos de Gestão Documental, desenhar o fluxo ou caminho completo que um documento deve seguir desde sua etapa de criação até sua aprovação, definindo critérios como segurança, visualização, limites de liberação, para cada documento pertencente ao processo.

      1. Gerenciamento de Relatórios Corporativos

Através das técnicas conhecidas como COLD (Computer Output to Laser Disk) e, mais recentemente, ERM (Enterprise Report Management), abrange as tecnologias que tratam, principalmente, páginas de relatórios, incluindo sua captura, indexação, armazenamento, gerenciamento e recuperação. Permite que dados de relatórios sejam armazenados de forma otimizada, em meios de baixo custo, mantendo-se sua forma original. No momento da exibição, os dados podem ser acoplados a uma máscara de leiaute (formulário com logotipos, assinatura etc.) permitindo ao usuário a visualização e impressão do resultado real de como seria se fosse impresso. É muito utilizado para emissão de contracheques, notas fiscais, faturas etc.

      1. Gerenciamento de Registros, ou Gestão Arquivística Documental

Tecnologia também conhecida por Records Management (RM), ou ainda Records and Information Management (RIM), compreende as atividades que permitem o gerenciamento do ciclo de vida de um documento, independente da mídia em que se encontre. Através de um sistema de RM gerencia-se de maneira automatizada a criação, o armazenamento, o processamento, a manutenção, a disponibilização, o descarte e a destruição física dos originais dos documentos digitalizados, sob controle de categorização e tabelas de temporalidade, e de acordo com critérios de gerenciamento de ciclo de vida definidos para cada tipo ou espécie de documento. Um sistema de RM também deve fornecer facilidades para localização física de documentos sob seu controle e identificar documentos com baixos níveis de utilização e/ou de pequena importância para a organização.


    1. Vantagens de uma Solução de GED/ECM

Embora seja nas particularidades que o GED/ECM se mostre mais vantajoso, serão relacionados abaixo alguns benefícios genéricos, que podem ser perceptíveis em praticamente todos os departamentos da empresa:
  • Localização e acesso rápido e preciso aos documentos, através de pesquisa por índices ou por acesso a palavras do documento (“full text retrieve”). São ilimitadas as possibilidades de indexação e localização de documentos.
  • Eliminação ou melhor aproveitamento do espaço físico ocupado por arquivos com documentação interna da empresa. Existem alguns documentos, porém, que exigem a sua manutenção para efeito legal.
  • Possibilidade de integração com sistemas e tecnologias já existentes na empresa. A tecnologia disponível permite a integração com diversas bases de dados.
  • Facilidade de distribuição de documentação para diversos órgãos. As mídias eletrônicas armazenam grandes quantidades de documentos, permitindo seu gerenciamento de forma remota.
  • Segurança da informação contidas nos documentos. A tecnologia garante a integridade das informações, evitando também o extravio ou a falsificação de documentos.
  • Continuidade de negócios. O GED/ECM é de grande auxílio para políticas de recuperação de documentos e manutenção das atividades da empresa em casos de acidentes.
  • Qualidade da documentação a ser pesquisada. A tendência do papel é de deteriorar, o que não acontece com as mídias eletrônicas atuais.
  • Tecnologia verde, ou tecnologia limpa. O GED/ECM propicia uma vantagem competitiva sustentável pois, ao disponibilizar digitalmente os documentos em rede, há redução de custos com cópias impressas e de gastos desnecessários com papel.
  • Gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos humanos, aumentando a produtividade e melhorando o processo de tomada de decisões. Mudanças em processos (principalmente processos legais, nos quais é fundamental o cumprimento de prazos) também são implementadas com maior velocidade.
  • Facilitação às atividades que envolvem colaboração entre pessoas e equipes, e possibilidade de implementação de trabalho virtual, com redução de despesas.